Τέλος στο «χαρτοβασίλειο» της εφορίας, ψηφιακά γίνονται 200 εκατ. έγγραφα

Στο τέλος Ιουλίου παραλαμβάνει η ΑΑΔΕ σε ψηφιακή μορφή το αρχείο με εκατομμύρια χάρτινα έγγραφα που βρίσκονταν στα ντουλάπια των κατά τόπους εφοριών όλης της χώρας.

Πρόκειται για έγγραφα στα οποία καταγράφεται το ιστορικό των σχέσεων φορολογουμένων και εφορίας σε βάθος δεκαετιών, και μέχρι τα τελευταία έτη που ψηφιοποιήθηκε σχεδόν στο 100% των συναλλαγών με τις φορολογικές υπηρεσίες.

Το ψηφιοποιημένο αρχείο όλων των παλαιών φορολογικών υποθέσεων, αποτελέσει την «προίκα» του νέου Taxis, το οποίο επίσης στήνεται από τον ανάδοχο και σταδιακά η ΑΑΔΕ παραλαμβάνει επιμέρους εφαρμογές, ενώ στο σύνολό του το έργο θα παραδοθεί έως το 2029.

Υπενθυμίζεται ότι το νέο Taxis, θα έχει υπεραιωνόβια μνήμη, τουλάχιστον 100 ετών, καλύπτοντας τον βιολογικό κύκλο των φυσικών προσώπων και μεγάλου μέρους των νομικών προσώπων.

Το χάρτινο αρχείο

Το αρχικό χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου, της ψηφιοποίησης του χάρτινου αρχείου της εφορίας προϋπολογισμού 40,20 εκατ. ευρώ, προέβλεπε την παράδοσή του μέχρι τις 30Ιουνίου, αλλά χορηγήθηκε παράταση ενός μήνα, έως την 31η Ιουλίου 2026, για τεχνικούς λόγους.

Τα βασικό αντικείμενο του έργου έχει ολοκληρωθεί που σημαίνει ότι έχουν μετατραπεί σε ψηφιακά και επεξεργάσιμα αρχεία όλα τα έγγραφα που υπήρχαν σε φακέλους μέσα στις φορολογικές υπηρεσίες.

Σύμφωνα με την απόφαση του διοικητή της ΑΑΔΕ, Γιώργου Πιτσιλή, η παράταση αφορά στους χρόνους παράδοσης των υποπρογραμμάτων  «Εκπαιδευτικό υλικό», «Οδηγός Εκπαίδευσης» και «Εγχειρίδιο Εκπαίδευσης», χωρίς την επιβολή κυρώσεων καθώς η προτεινόμενη τροποποίηση δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του αναδόχου.

Από τo χαρτί στα data

Σύμφωνα με τη σύμβαση ΑΑΔΕ και αναδόχου, το έργο αφορά τη μετατροπή σε ψηφιακό αρχείο 182.000.000 σελίδων σελίδες με απόκλιση +/- 25%, που σημαίνει ότι ίσως ξεπέρασαν και τα 200 εκατομμύρια σελίδων. Από 27.300.000 σελίδες (περίπου το 15% του συνόλου), επιπροσθέτως, θα τεκμηριωθούν και θα εξαχθούν μεταδεδομένα.

Σχετικά με την κατάσταση στην οποία βρίσκονται τα έγγραφα, χαρακτηρίζονται «γενικώς καλή ως μέτρια», με τα έγγραφα «σε κακή κατάσταση» να αντιπροσωπεύουν πολύ μικρό μέρος του συνόλου του αρχείου. Επίσης, το χάρτινο αρχείο περιλαμβάνει μηχανογραφικά εκτυπωμένα πεδία ή/και ευανάγνωστα χειρόγραφα πεδία και πολύ μικρό μέρος περιλαμβάνει χειρόγραφα πεδία ή και ελεύθερο κείμενο.

Το ένα τρίτο του χάρτινου αρχείου της ΑΑΔΕ βρίσκεται στις εφορίες της Αττικής, όπου κατοικεί και το μεγαλύτερο μέρος των φορολογουμένων, ενώ οι περισσότερες σελίδες, αφορούν ακίνητα. Συγκεκριμένα:

• Το αρχείο Φορολογίας Κεφαλαίου των Δ.Ο.Υ. Αττικής καλύπτει το 29% του συνολικού προς ψηφιοποίηση αρχείου.
• Των ΔΟΥ  Θεσσαλονίκης το 11%
• Των υπολοίπων Δ.Ο.Υ. το 54%
• Της Δ.Ο.Υ. Πλοίων το 4%
• Το υπόλοιπο 2% αφορά σε άλλες κατηγορίες εγγράφων.

Ο σκοπός του έργου

Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ, σκοπός του έργου είναι η ψηφιοποίηση και παράλληλα η δραστική μείωση του όγκου του υφιστάμενου φυσικού αρχείου της ΑΑΔΕ, έτσι ώστε στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού και ψηφιακού μετασχηματισμού της ΑΑΔΕ, που προχωρεί με γρήγορα βήματα, να επιτευχθούν:

1. Η βελτίωση της εξυπηρέτησης του πολίτη (ταχύτερα, και εξ αποστάσεως).
2. Η ευκολότερη πρόσβαση σε αρχεία, ευκολότερη και αποτελεσματικότερη αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών, ταυτόχρονα από διαφορετικούς χρήστες, χάρη στην άρση των χωρικών ή και χρονικών περιορισμών που αφορούν στη χρήση του αρχείου.
3. Η εξοικονόμηση χώρου.
4. Η εξοικονόμηση κόστους (κόστος ανθρωποχρόνου του προσωπικού, κόστος ενοικίασης περιττών και πιθανώς ακατάλληλων χώρων γραφείου και αποθηκών, κόστος εκτυπώσεων, κόστος αναλωσίμων φωτοτυπικών μηχανημάτων, κ.ά.).
5. Η μείωση του διοικητικού φόρτου και αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού χάρη στη βελτίωση εσωτερικών διαδικασιών (π.χ. εργασίες ελέγχων κ.ά.).
6. Η διαφάνεια, με ιχνηλασιμότητα όλων των κινήσεων που αφορούν στην ανάκτηση της πληροφορίας.
7. Η βελτίωση των συνθηκών εργασίας στο περιβάλλον της ΑΑΔΕ.
8. Η τήρηση κανόνων ασφάλειας και υγιεινής.
9. Η ασφάλεια της πληροφορίας (της διατήρησης και της εμπιστευτικότητάς της).
10. Η διασφάλιση κατάλληλων συνθηκών φύλαξης και διαχείρισης του φυσικού αρχείου για την προστασία από φθορές και απώλειες από ενδεχόμενους κινδύνους και παράλληλα συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία των Δεδομένων.
11. Η συμβολή στην προστασία του περιβάλλοντος με εξοικονόμηση χαρτιού.

Αποτελεσματικότεροι έλεγχοι

Η ψηφιοποίηση του χάρτινου αρχείου διευκολύνει τους φορολογικούς ελέγχους και ειδικά εκείνους που αφορούν σε παλαιές υποθέσεις, εφόσον δεν έχουν παραγραφεί.

Επίσης, θα βοηθήσει τα Ελεγκτικά Κέντρα και τις άλλες ελεγκτικές υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, να σχηματίσουν το προφίλ των προφίλ των φορολογούμενων σε βάθος ετών ή και δεκαετιών.

Συγχρόνως η ψηφιοποίηση βοηθά και τους φορολογούμενους, οι οποίοι θα μπορούν εύκολα να βρουν τα (ψηφιακά πλέον) έγγραφα για τις υποθέσεις τους, και ειδικά έγγραφα που αφορούν ακίνητά τους, τα οποία έχουν υποβληθεί στην εφορία στο παρελθόν και για να βρεθούν μέχρι σήμερα, η διαδικασία ήταν χρονοβόρα και ορισμένες φορές και ατελέσφορη.